Urlop zaległy do końca września – co musisz wiedzieć?

Zaległy urlop wypoczynkowy to temat, który co roku powraca jak bumerang – zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Wielu zastanawia się, do kiedy można go wykorzystać i co grozi za niedopełnienie obowiązku jego udzielenia. Wyjaśniamy, jak regulują to przepisy Kodeksu pracy i dlaczego data 30 września ma tutaj kluczowe znaczenie.
 
Urlop zaległy to niewykorzystany urlop wypoczynkowy z poprzedniego roku kalendarzowego, do którego pracownik nabył prawo, ale nie skorzystał z niego w całości w ustawowym terminie. Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym samym roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.
 
Czy zaległy urlop można wykorzystać po 30 września? Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, urlopu niewykorzystanego w terminie należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Przykład: Jeśli pracownik nabył prawo do urlopu wypoczynkowego w 2024 roku, a nie wykorzystał go w całości, to pracodawca ma obowiązek udzielić mu urlopu zaległego do 30 września 2025 roku.
 
Za planowanie i udzielanie urlopów odpowiedzialny jest pracodawca. Pracownik nie może samodzielnie zdecydować o terminie wykorzystania zaległego urlopu – musi on zostać uzgodniony z pracodawcą lub zaplanowany zgodnie z planem urlopów (jeśli taki obowiązuje w zakładzie).
 
Nieudzielenie urlopu zaległego w wymaganym terminie może być uznane za naruszenie przepisów prawa pracy i grozić karą grzywny do 30 000 zł (art. 282 §1 pkt 2 Kodeksu pracy). Co istotne, nie ma przepisu, który przewiduje automatyczne „przedawnienie” urlopu po 30 września – pracownik nadal zachowuje prawo do tego urlopu, ale pracodawca naraża się na sankcje.
 
Tak, ale dopiero po 3 latach od dnia, w którym urlop stał się wymagalny (czyli od początku następnego roku po roku nabycia prawa do urlopu). Po tym czasie pracownik traci prawo do niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (art. 291 § 1 Kodeksu pracy).
 
W przypadku zaległego urlopu – tak. Pracodawca ma prawo wyznaczyć termin wykorzystania zaległego urlopu, nawet bez zgody pracownika, aby dopełnić obowiązku ustawowego.
 

---

Data 30 września to kluczowy termin w kontekście zaległego urlopu wypoczynkowego. Choć po tej dacie urlop nie przepada, to niewywiązanie się z obowiązku jego udzielenia grozi pracodawcy konsekwencjami prawnymi. Pracownicy natomiast powinni na bieżąco śledzić swoje saldo urlopowe i współpracować z pracodawcą w zakresie planowania wypoczynku.

---

1. Czy urlop zaległy przepada po 30 września?

Nie. Po 30 września pracodawca może zostać ukarany za jego nieudzielenie, ale pracownik nadal ma prawo do tego urlopu – przepada on dopiero po 3 latach (przedawnienie).

2. Czy pracodawca może „wypłacić” urlop zaległy zamiast go udzielić?

Nie. Urlop wypoczynkowy co do zasady musi być wykorzystany w naturze. Ekwiwalent pieniężny przysługuje tylko w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

3. Czy pracownik może odmówić wykorzystania urlopu zaległego w wyznaczonym przez pracodawcę terminie?

Nie. Jeśli pracodawca wyznacza termin wykorzystania urlopu zaległego, pracownik ma obowiązek go przestrzegać.

4. Czy można „przenieść” zaległy urlop na kolejny rok po 30 września?

Tylko w wyjątkowych sytuacjach, np. choroby pracownika, urlop macierzyński lub inne usprawiedliwione przeszkody – wtedy termin może ulec przesunięciu.

5. Jak długo pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację związaną z urlopami?

Zgodnie z obecnymi przepisami, dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą urlopów, należy przechowywać przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy.

---

Zachęcam do zapoznania się z naszą ofertą!

---