Zmiany w BHP: jak od 12 grudnia potwierdzać szkolenia wstępne

Od 12 grudnia 2025 r. wchodzą w życie zmiany w sposobie potwierdzania szkoleń wstępnych BHP, czyli instruktażu ogólnego i stanowiskowego. Zmiany wynikają z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 listopada 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1640) i wprowadzają większą elastyczność w dokumentowaniu odbycia szkolenia.

Do tej pory potwierdzenie szkolenia wstępnego wymagało podpisu na papierze lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Od 12 grudnia pracodawca może potwierdzić szkolenie w postaci papierowej lub elektronicznej.

Uwaga: użycie słowa „postać”, a nie „forma”, jest celowe. Oznacza to, że w postaci elektronicznej może być zarówno dokument podpisany kwalifikowanym podpisem, jak i inny elektroniczny sposób potwierdzenia tożsamości, np. wiadomość e-mail. Dzięki temu potwierdzenie odbycia szkolenia może być dokonane zdalnie i bez dodatkowych kosztów.

Tradycyjna forma papierowa pozostaje bez zmian – pracownik lub kierownik nadal może złożyć podpis na karcie szkolenia wstępnego tak jak dotychczas.

Potwierdzanie szkolenia w formie elektronicznej wiąże się z nowymi obowiązkami:

• W karcie szkolenia w miejscu przeznaczonym na podpis należy zaznaczyć, że szkolenie zostało potwierdzone w postaci elektronicznej.
• Do karty należy dołączyć dokumenty elektroniczne potwierdzające odbycie szkolenia lub ich odwzorowanie, np. wydruk.
• Pełna dokumentacja (karta wraz z dokumentami) musi być przechowywana w aktach osobowych pracownika.

Dzięki temu pracodawca zachowuje pełną kontrolę nad dokumentacją, niezależnie od tego, czy jest ona papierowa, czy elektroniczna.

Warto podkreślić, że zmiana dotyczy wyłącznie sposobu potwierdzania szkolenia. Możliwość prowadzenia instruktażu zdalnie nie ulega zmianie – nadal dotyczy to jedynie pracowników administracyjno-biurowych wykonujących pracę zdalnie (art. 67³¹ § 2 Kodeksu pracy).

Od 12 grudnia 2025 r. potwierdzenie szkoleń wstępnych BHP jest prostsze i bardziej elastyczne. Pracodawcy mogą wybierać między dokumentacją papierową a elektroniczną, co ułatwia organizację szkoleń, szczególnie przy pracy zdalnej. Jednocześnie wymagane jest zachowanie pełnej dokumentacji w aktach osobowych pracownika. Zmiany te ułatwiają codzienną pracę działów HR i BHP, jednocześnie zapewniając bezpieczeństwo i pełną kontrolę nad szkoleniami.