Zadania zawodowe

Sposoby wykonywania pracy:

Sposób wykonywania pracy sekretarki jest określony w stosownych dokumentach określających: hierarchię stanowisk (schemat organizacyjny jednostki i regulamin organizacyjny), a także obowiązki, uprawnienia i zakres odpowiedzialności (regulamin stanowiska pracy).

Praca ta zależy od kilku czynników:

• wielkości firmy i jej wyposażenia w środki techniczne: w małej firmie łatwiej zwołać zebranie, w dużej – zorganizować telekonferencję,
• rodzaju działalności, czy jest to firma produkcyjna, czy usługowa (np. artystyczna),
• umiejętności sekretarki, np. umiejętności obsługi klawiatury komputera metodą mnemotechniczną ¹⁸,
• wieku i poziomu wykształcenia społeczności, do której skierowana jest działalność jednostki,
• obowiązujących w danym środowisku tradycji.

Sekretarka przyjmuje (a czasami pozyskuje) informacje istotne dla działalności organizacji, a następnie:

• segreguje informacje według ustalonych kryteriów,
• rejestruje informacje w przeznaczonych do tego dokumentach, np. dzienniku kancelaryjnym ⁷,
• postępuje według wskazanych w instrukcji kancelaryjnej  zasad (np. w odniesieniu do pism tajnych i poufnych),
• przetwarza i archiwizuje  informacje w odpowiedni sposób, ze szczególnym uwzględnieniem zasad przetwarzania informacji poufnych,
• przechowuje informacje w sposób i przez okres czasu wskazany w instrukcji archiwalnej ¹⁴,
• przygotowuje spotkania służbowe od strony organizacyjnej i sporządza stosowne dokumenty (lista obecności, projekty uchwał itp.),
• uczestniczy w niektórych gremiach sporządzając określone dokumenty (protokół ²⁰, notatka z zebrania),
• sporządza sprawozdania ²¹ z udziału sekretariatu w akcjach społecznych, w jakich bierze udział organizacja,
• dba o organizację spotkań – przygotowanie sali i aprowizację na tych spotkaniach,
• organizuje podróż służbową wskazanych osób (zakup biletów, rezerwacja hotelu, itp.),
• dba o porządek zarówno w sekretariacie, jak i gabinetach przełożonych, dba również o gości podając kawę, herbatę, napoje, ciastka.